Forretningsorden for bestyrelsen på Gribskov Gymnasium

Fastsat i medfør af § 18 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. og § 14 i vedtægterne for Gribskov Gymnasium.

Bestyrelsens opgaver og ansvar

§ 1. Bestyrelsen har bl.a. følgende opgaver:

• Overordnet ledelse af den selvejende institution herunder
• fastlæggelse af institutionens indsatsområder og strategi med afsæt i skolens målsætning 1 gang årligt
• ansættelse og afskedigelse af rektor
• fastlæggelse af institutionens løn- og personalepolitik
• godkendelse af budget og regnskab
• udpegning af intern revisor
• stillingtagen til institutionens organisation, såsom kvalitetssikring, regnskabsfunktion, intern kontrol, it-organisation og budgettering.
• Bestyrelsen er ansvarlig overfor undervisningsministeren for institutionens drift, herunder for forvaltningen af det statslige tilskud, og bestyrelsen skal sikre, at:
• Undervisningsministeriet får den information, der er fastsat i gældende lovgivning
• der følges op på afrapporteringer om institutionens indsatsområder og strategi for uddannelserne og tilknyttede aktiviteter på kort og på lang sigt.
• der følges op på planer, interne og eksterne evalueringer og budgetter samt tages stilling til rapporter om institutionens uddannelsesresultater mv.
• Bestyrelsen skal forvalte institutionens midler, så de bliver til størst mulig gavn for institutionens formål, ved bl.a. at:
• sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision og tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse, og
• gennemgå institutionens perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår, herunder at vurdere budgettet og afvigelser herfra.

Bestyrelsens sammensætning

§ 2. Bestyrelsen består af i alt 6 medlemmer med stemmeret. Desuden har bestyrelsen 2 medlemmer uden stemmeret, jf. vedtægtens § 4 – 6 om bestyrelsens sammensætning.

Stk. 2. Bestyrelsen skal jævnligt drøfte bestyrelsens kompetenceprofil med henblik på at sikre, at bestyrelsesmedlemmerne tilsammen har de kompetencer, der er nævnt i § 5 stk. 2 i vedtægten.

Stk. 3. Bestyrelsen vælger en formand blandt de udefra kommende medlemmer, jf. vedtægtens § 12.

Stk. 4. Rektor, der er bestyrelsens sekretær, deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret.

Stk. 5. Bestyrelsen kan i øvrigt tillade ikke-medlemmer at deltage i bestyrelsens møder, når formand/rektor skønner det nødvendigt.

Informationsgrundlag

§ 3. Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig, at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseshvervet.

Stk. 2. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange, at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende institutionens forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand.

Stk. 3. Bestyrelsen kan i det enkelte tilfælde ved simpelt flertal beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt et sådan videregivelse er i strid med institutionens interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand.

Møder, formandens rolle

§ 4. Bestyrelsen fastsætter en mødeplan for ½ år ad gangen. Rektor udsender, senest 5 hverdage inden hvert møde, en kommenteret dagsorden til medlemmerne, ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne.

Stk. 2. Bestyrelsens møder ledes af formanden.

Stk. 3. Der skal holdes mindst 4 møder årligt. Møde skal endvidere afholdes, når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom.

Stk. 4. Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne.

Stk. 5. Såfremt afholdelse af bestyrelsesmøde ikke kan udskydes uden væsentlig ulempe for institutionen, kan bestyrelsen undtagelsesvis træffe beslutning ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag.

Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Afgørelser træffes ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Stk. 7. Til beslutning om ændring af vedtægten, om køb, salg eller pantsætning af fast ejendom og om sammenlægning eller spaltning kræver, at mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor.

Stk. 8. Formanden træffer beslutning om tillæg og vederlag til rektor og giver rektor bemyndigelse til at tildele tillæg og vederlag til øvrige medarbejdere.

§ 5. Bestyrelsesmøder har følgende fast punkter på dagsordenen:

• Godkendelse og underskrivelse af referat af forrige bestyrelsesmøde
• Opfølgning på beslutninger fra sidste bestyrelsesmøde
• Økonomi
• Eventuel beslutning om, hvilken information, der skal videregives til institutionens medarbejdere og andre, samt hvorledes dette skal ske.
• Andre punkter som rektor eller bestyrelsen ønsker behandlet

Beslutningsreferat

§ 6. Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, der underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og af rektor. Tilsvarende gælder for beslutninger, der træffes ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag. Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af det skriftlige materiale, hvortil der henvises i referatet.

Stk. 2 Er et bestyrelsesmedlem eller rektor ikke enig i bestyrelsens beslutning, har vedkommende ret til at få sin mening ført til referat.

Offentlighed

§ 7. Bestyrelsens mødemateriale, herunder dagsordener og referater, skal gøres offentligt tilgængelige. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, må dog ikke offentliggøres. Alle personsager og sager, hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere kan undtages for offentliggørelsen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt.

Stk. 2. I sager af fortrolig karakter har medlemmer tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens regler.

Mødepligt, habilitet

§ 8. Medlemmerne har pligt til at deltage i bestyrelsens møder.

Stk. 2. Medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette formanden herom inden mødets afholdelse.

§ 9. Et medlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse. Bestyrelsen afgør, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag.

Rektors opgaver og ansvar i forhold til bestyrelsen

§ 10. Rektor har den daglige ledelse af institutionen og er ansvarlig for virksomheden overfor bestyrelsen.

Stk. 2. Rektor skal, jf. § 24 stk. 2 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. påse:

• at uddannelserne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler,
• at de undervisningsmæssige forhold er forsvarlige,
• at det af bestyrelsen godkendte budget overholdes, og
• at institutionens virksomhed i øvrigt er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer.

Stk. 3. Rektor skal forelægge enhver disposition af væsentlig betydning for institutionens økonomiske eller driftmæssige forhold for bestyrelsen, forinden beslutning træffes. Rektor skal forelægge alle væsentlige informationer, afrapporteringer, planer mv. for bestyrelsen.

Endvidere er rektor forpligtet til at holde bestyrelsesformanden orienteret om alle væsentlige forhold.

Stk. 4. Rektor varetager sekretariatsopgaver for bestyrelsen. Rektor udsender, inden hvert møde, en dagsorden til medlemmerne, ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne, jf. § 4, stk. 1.

Stk. 5. Rektor forelægger udkast til budget for bestyrelsen. Budgettet skal belyse institutionens drift, økonomi samt forventede investeringer.

Stk. 6. Rektor orienterer bestyrelsen om ansættelse og afskedigelse af personale.

Stk. 7. Rektor indstiller til bestyrelsen forslag om suspension, iværksættelse af tjenstlig undersøgelse, udpegning af forhørsleder, ikendelse af disciplinærstraf og anlæggelse af injuriesøgsmål.

Ændring af forretningsordenen

§ 11. Beslutning om ændring af forretningsordenen træffes af bestyrelsen ved simpelt flertal.

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 29/5 2007

I bestyrelsen:

----------------- ------------------- ------------------- ------------------

----------------- ------------------- ------------------- ------------------

Tiltrådt af rektor

----------------------